DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Datenschutzbestimmungen zur Nutzung unserer Kommunikationstools
Im Folgenden möchten wir dich gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber informieren, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Kommunikationstools verarbeitet werden und zu welchen Zwecken dies geschieht. Wir informieren dich außerdem über weitere datenschutzrechtlich wichtige Details, zum Beispiel über deine Rechte. Detailinformationen zur Datenverarbeitung findest du in den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Tool-Anbieter.
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Birds on Mars GmbH
Marienstrasse 10
10117 Berlin
info@birdsonmars.com
Bei datenschutzrechtlichen Fragen kannst du dich gerne unter datenschutz@birdsonmars.com an unsere Datenschutzbeauftragte wenden.
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung:
2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer*innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Verwendung unserer Kommunikationstools erforderlich ist.
2.2 Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen, findet im Rahmen der beschriebenen Datenverarbeitung nicht statt.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
3.1 Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verwenden Kommunikationstools, um die interne und externe Kommunikation zu erleichtern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Nutzung der Kommunikationstools: Wir verarbeiten deine Daten, um dir die Nutzung der verschiedenen Funktionen der Tools wie Messaging, Videokonferenzen und Dateifreigabe zu ermöglichen und um den Zugang zu den Tools für autorisierte Benutzer*innen zu verwalten und sicherzustellen.
- Verwaltung von Benutzer*innenkonten: Deine Daten werden verarbeitet, um Benutzer*innenkonten zu erstellen, zu verwalten und zu warten sowie um Benutzer*innen zu authentifizieren und zu autorisieren.
- Durchführung von Video- und Audiokonferenzen: Wir verarbeiten deine Daten, um Audio- und Videokonferenzen durchzuführen und zu verwalten.
- Austausch von Nachrichten und Dateien: Deine Daten werden verarbeitet, um das Versenden und Empfangen von Nachrichten, E-Mails und Chats sowie das Teilen und Speichern von Dateien und Dokumenten innerhalb der Tools zu ermöglichen.
- Kalender- und Terminverwaltung: Wir verarbeiten deine Daten, um Kalender zu verwalten, Termine und Meetings zu planen und zu koordinieren sowie Einladungen und Erinnerungen an Teilnehmende zu senden.
- Protokollierung von Besprechungen und Entscheidungen: Deine Daten werden verarbeitet, um Protokolle und Notizen zu Besprechungen zu erstellen und zu speichern sowie um besprochene Themen und getroffene Entscheidungen zu dokumentieren.
- Aufzeichnen und Transkription von Video- oder Audiokommunikationen: Es können über unsere Kommunikationstools Aufzeichnungen und Transkriptionen von Video- und Audiokommunikationen erstellt werden. Dies erfolgt in der Regel nur mit vorheriger Einwilligung der Nutzer*innen und unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird dir im Kommunikationstool angezeigt.
3.2 Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen der Nutzung der Kommunikationstools können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Abteilungsbezeichnung
- Anmeldedaten: Benutzername, Passwort
- Kommunikationsdaten: Inhalte von Nachrichten, Chats, E-Mails, Teilnehmerlisten, Umfragen
- Bild- und Tondaten: Profilbild, Bild- und Tondaten bei Video- und Audiokonferenzen, Präsentationsaufnahmen
- Nutzungsdaten: IP-Adresse, Gerätedaten, Nutzungsstatistiken
- Telefondaten: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse
- Kalenderdaten: Termine, Erinnerungen, Kalenderereignisse
- Dateidaten: Geteilte Dateien und Dokumente
3.3 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
- Einwilligung: Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten deine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies kann beispielsweise bei Videoaufzeichnungen oder automatischer Transkription notwendig sein.
- Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen: Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Vertragsanbahnung (vorvertragliche Maßnahmen) erforderlich sind.
- Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit: Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
4. Empfänger*innen bzw. Kategorien von Empfänger*innen deiner Daten
Wir behandeln deine Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln diese nicht willkürlich an Dritte. Deine personenbezogenen Daten können an folgende Empfänger weitergegeben werden:
- Tool-Anbieter*innen: Anbieter*innen der genutzten Kommunikationstools (Microsoft, Google, Slack, Notion, Miro, Zoom)
- IT-Dienstleister*innen: Zur Wartung und Unterstützung unserer IT-Infrastruktur
- Unternehmenspartner*innen: Zur Durchführung gemeinsamer Projekte und Kommunikation
5. Drittlandübermittlung
Drittländer sind alle Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR). Zum Europäischen Wirtschaftsraum gehören alle Länder der Europäischen Union sowie die Länder der sog. Europäischen Freihandelszone. Dies sind Norwegen, Island und Liechtenstein.
Die Übermittlung deiner Daten in Drittländer, insbesondere in die Vereinigten Staaten von Amerika (USA), ist vorliegend durch den Einsatz der Kommunikationstools erforderlich.
Wir übermitteln personenbezogene Daten an Drittländer außerhalb des EWR auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission. Liegt für das jeweilige Drittland kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor, erfolgt die Übermittlung an ein Drittland auf der Grundlage geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 Abs. 2 DSGVO. Kopien dieser Garantien können bei uns unter der o. a. Anschrift angefordert werden.
6. Dauer der Speicherung
Wir werden deine Daten löschen, wenn keine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht und die Notwendigkeit oder das berechtigte Interesse an deren Speicherung aufgehoben ist. Danach werden die Daten gelöscht.
7. Betroffenenrechte
Dir, als eine von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person, stehen die im Folgenden aufgeführten Rechte zu. Diese Rechte ergeben sich aus den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung und werden hier in teils vereinfachter Form wiedergegeben.
7.1. Recht auf Widerruf der Einwilligungserklärung
Du hast gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, deine Einwilligung in die Verarbeitung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird nicht berührt. Das Widerrufsrecht kann durch eine formlose Erklärung ausgeübt werden. Es genügt eine schriftliche Erklärung oder wahlweise eine E-Mail an die oben genannte Kontaktadresse.
7.2. Auskunftsrecht
Du hast gem. Art. 15 DSGVO das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob dich betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so hast du ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und die in Art. 15 Abs. 1 Hs. 2 DSGVO genannten Informationen. Dazu zählen insbesondere der Zweck der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Empfänger*innen, gegenüber denen Daten offengelegt worden sind oder noch werden, soweit möglich die geplante Dauer der Speicherung oder die Kriterien für die Dauer der Speicherung.
7.3. Recht auf Berichtigung
Du hast gem. Art. 16 DSGVO das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung dich betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hast du das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
7.4. Recht auf Löschung
Du hast gem. Art. 17 DSGVO das Recht, von uns zu verlangen, dass dich betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der Gründe in Art. 17 Abs. 1 DSGVO zutrifft. Zu diesen Gründen gehört etwa, dass die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder sonst verarbeitet werden, nicht mehr notwendig sind.
7.5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Du hast gem. Art. 18 DSGVO das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt. Dazu gehört etwa, dass du die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreitest. Dann dürfen wir die Daten so lange nur eingeschränkt verarbeiten, wie es dauert, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen.
7.6. Recht auf Datenübertragbarkeit
Du hast gem. Art. 20 DSGVO das Recht, die dich betreffenden personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Du hast das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen, d.h. einer anderen Stelle, die Daten verarbeitet, ohne Behinderung zu übermitteln, sofern die ursprüngliche Verarbeitung auf einer Einwilligung beruhte oder zur Durchführung eines Vertrages erforderlich war.
7.7. Widerspruchsrecht
Du hast gem. Art. 21 DSGVO das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, wenn diese Daten auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 e) oder f) DSGVO verarbeitet werden und Gründe vorliegen, die sich aus deiner persönlichen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung von Daten zum Zwecke des Betreibens von Direktwerbung kann jederzeit Widerspruch eingelegt werden. Personenbezogene Daten werden dann nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet. Das Widerspruchsrecht kann durch eine formlose Erklärung ausgeübt werden. Es genügt eine schriftliche Erklärung oder wahlweise eine E-Mail an die oben genannte Kontaktadresse.
7.8. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling
Du hast gem. Art. 22 DSGVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Hiervon sieht Art. 22 Abs. 1 DSGVO Ausnahmen vor, wobei sich in Art. 22 Abs. 4 DSGVO wiederum teilweise Rückausnahmen finden.
7.9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Du hast gem. Art. 77 DSGVO unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt.
Im vorliegenden Fall ist die zuständige Aufsichtsbehörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
http://www.datenschutz-berlin.de
8. Kontakt
Alle Informationswünsche, Widerrufe, Widersprüche zur Datenverarbeitung oder sonstigen Anfragen bezüglich deiner Betroffenenrechte richtest du bitte schriftlich an den unter 1. genannten Kontakt (per Post oder E-Mail). Für nähere Informationen verweisen wir auf den vollständigen Text der DSGVO, welcher im Internet unter https://dsgvo-gesetz.de verfügbar ist.
9. Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Sicherheits- und Schutzanforderungen der DSGVO erfüllt sind und die personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation oder Zugriff durch unbefugte Personen geschützt sind. Die Maßnahmen werden jeweils dem aktuellen Stand der Technik angepasst.
10. Hinweis zur Erforderlichkeit der Bereitstellung deiner Daten
Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unserer Kommunikationstools ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, allerdings technisch erforderlich. Solltest du mit der Verarbeitung deiner Daten nicht einverstanden sein, können die Kommunikationstools nicht genutzt werden. Bitte berücksichtige, dass die Verarbeitung deiner Daten insbesondere als Mitarbeiter*in der Birds on Mars GmbH erforderlich ist.
11. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern. Wir bitten dich, dich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren.
September 2026
